Teamassistenz & Office Management (m/w/d)

Künstliche Intelligenz ist die Zukunfts- und Schlüsseltechnologie und befähigt uns, die Herausforderungen der nächsten Jahrzehnte zu lösen. Nur wenn die deutsche Wirtschaft eine führende Position in der Wertschöpfung im Bereich KI schafft, kann sie ihre Wettbewerbsfähigkeit halten und nachhaltige und ethische Werte aktiv gestalten. Durch die Zusammenarbeit im Ökosystem gelingt diese Transformation – durch die Bündelung von Ressourcen. IPAI will diese Plattform darstellen. Wir bringen die Wertschöpfung im Bereich KI voran, vernetzen Anwendungs- und Transformationspartner und schaffen gemeinsame Use Cases. Dafür bauen wir den Ort, an dem Ideen neu gedacht werden, ausprobiert und neu gelernt werden darf. Alles mit dem Ziel, neue Geschäftsideen und -modelle durch KI-Lösungen zu entwickeln, basierend auf den Fundamenten Nachhaltigkeit, digitale Verantwortung und europäische Souveränität.
In der Rolle als TeamassistentIn & Office ManagerIn arbeitest du eng mit dem Management Team und allen Fachbereichen zusammen. Du unterstützt und entlastest unsere TeamleiterInnen bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst für reibungslose Abläufe in unserem IPAI Office. Als echtes Organisationstalent hältst du dem Team den Rücken frei. Du bist damit ein wichtiger Teil des Management Office Teams gemeinsam mit Natascha, Sophia und Carolin.

Du bist eine wertvolle Unterstützung bei Teamassistenz- und Office-Management-Aufgaben:

• Du verantwortest die Planung und Koordination von wichtigen internen und externen Meetings, wie z.B. Kundentermine, Vorstellungsgespräche etc., inkl. Vor- und Nachbereitung
• Du bist die erste Anlaufstelle für das Team für alle administrativen Aufgaben wie z.B. Raumbuchungen, Catering, Dienstreisen, Buchungsprozessen o.ä.
• Du wirkst bei der Erstellung von Präsentationen mit (Recherche, Quality Checks etc.)
• Du übernimmst die Planung von Teamevents und Veranstaltungen
• Du verantwortest das Office Management inkl. wichtiger Bestellungen rund um Catering, Technik, Büromaterial etc.) in unseren Büro-Räumlichkeiten uns bildest die Schnittstelle zu externen und internen Dienstleistern
• Du unterstützt bei der Pflege von internen Datenbanken und Online-Tools (wie. z.B. die Datenerfassung in unserem CRM-System, Newsletter-Versand, Webseite, Sammelpostfächern usw.)

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau, Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d), o.ä.)
• Du konntest bereits relevante Berufserfahrung als Teamassistenz, Office ManagerIn oder in einem Sekretariat in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld sammeln
• Du kommunizierst sicher, professionell und modern und entsprechend des jeweiligen Settings
• Dich zeichnen eine selbstständige und schnelle Arbeitsweise, dein großes Organisationstalent, Diskretion und dein Auge fürs Detail aus
• Du denkst immer mit, kannst gut priorisieren und lässt dich so schnell nicht aus der Ruhe bringen.
• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Als Unternehmen im Aufbau befinden wir uns aktuell in einem hochdynamischen Umfeld und ständigen Wandel. Wir suchen Top-Talente, die unsere ambitionierten Ziele mit viel Gestaltungsspielraum vorantreiben und ihre Leidenschaft und Kompetenzen mit einbringen wollen. Wenn Dich diese Punkte überzeugen, bewirb Dich noch heute:

• Unternehmenskultur. Als Herzstück unseres Miteinanders ist unsere Kultur geprägt von Vertrauen in unsere MitarbeiterInnen, der Zusammenarbeit mit starken Partnern, Dynamik, dem Streben nach Diversität und einer modern gelebten Work-Life-Blending.
• Ökosystem. Neben einer attraktiven Vergütung und einem mit modernsten Mitteln ausgestattetem Arbeitsplatz mit allen Möglichkeiten zum agilen Arbeiten leben wir gemeinsam mit zahlreichen Partnern und Membern an unserem Standort im Herzen Heilbronns bereits unsere Vision.
• Verantwortung. Als WegbereiterIn und IPAI-Teammitglied der ersten Stunde stehst Du für den Erfolg unserer Vision in Baden-Württemberg und Europa.
• Team. Um unsere Vision eines hochklassigen Ökosystems in Europa – aus Heilbronn heraus – Realität werden zu lassen arbeiten wir idealerweise gemeinsam vor Ort. Für die dynamische Gestaltung Deines beruflichen und privaten Lebens gehören flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten selbstverständlich zu unserem Setup dazu.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Schwarz Corporate Solutions KG · Larissa Bühler · Referenz-Nr. 44599
Stiftsbergstraße 1 · 74172 Neckarsulm
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